お店選びは飲み会の満足度を大きく左右する。予約したあとで「席が狭い」「予算オーバー」と後悔しないための確認項目を、順を追って押さえる。
まず決めるのは人数だが、飲み会は当日まで人数が動くのが前提だと考えておくとよい。予約時点の確定人数に加えて、増減の幅を想定しておく。
席のタイプは雰囲気を大きく左右する。落ち着いて話したいなら個室や半個室、大人数でわいわいやるなら座敷やフロア貸切が向く。上司や取引先を招く会なら、周囲の話し声が気にならない個室を優先したい。逆に若手中心のカジュアルな会でガチガチの個室を取ると、かえって盛り上がりにくいこともある。
「6名以上で個室確約」「10名以上でフロア貸切可」といった条件は店ごとに異なる。人数がボーダーライン上にあるときは、確約の条件を先に聞いておくと安心だ。
予算は参加者が最も気にする要素のひとつ。会費を後から上げるのは印象が悪いので、上限を決めてから店を探すのが鉄則だ。一般的な目安として、同僚同士のカジュアルな飲み会なら一人4,000〜5,000円、歓送迎会や忘年会など少し改まった会なら5,000〜6,000円あたりが相場になりやすい。
コースを組むなら、料理と飲み放題がセットになったプランが会計を読みやすい。飲み放題は「時間制限」と「対象ドリンク」を必ず確認する。ラストオーダーが早すぎたり、飲みたい銘柄が別料金だったりすると、当日ちぐはぐになる。
お酒をあまり飲まない人が多い会では、飲み放題を付けず単品ドリンクにしたほうが割安になることもある。参加者の顔ぶれで飲み放題の要否を判断したい。
どんなに料理がよくても、集まりにくい場所では参加率が落ちる。参加者の勤務先や最寄り路線を思い浮かべ、全員がなるべく等しくアクセスしやすいエリアを選ぶ。
地図アプリで店の場所をピン留めし、案内メッセージにそのリンクを添えると、当日「店が見つからない」という連絡が激減する。ビルの何階か、入口がわかりにくくないかも事前に見ておくとよい。
食の好みや制約は人それぞれ。特にアレルギーは健康に関わるため、幹事から先回りして確認しておきたい。参加者に「苦手な食材やアレルギーはありますか」と一言尋ねるだけで、当日のトラブルを防げる。
コース内容を店と詰めるときに、アレルギー該当者の人数と内容を伝えておけば、当日の差し替えがスムーズになる。飲まない人が肩身の狭い思いをしないよう、ノンアルの選択肢が乏しい店は避けたい。
お店を決めて予約を入れる前に、事務的な条件をまとめて確認しておく。ここを詰めておくと、当日と直前のトラブルがほぼなくなる。
予約が取れたら、日時・店名・住所・地図リンク・集合時間を参加者に一度まとめて共有しておくと親切だ。特にキャンセル料の発生タイミングは、直前の欠席が出たときに幹事が慌てないためにも押さえておきたい。
お店選びは「人数と席」「予算とコース」「立地」「料理と配慮」「予約前の事務確認」の5つを順に押さえれば大きく外さない。どれも予約後には変えにくい項目なので、決める前のひと手間が当日の満足度を左右する。チェックリストを一度なぞってから予約すれば、「しまった」を確実に減らせる。
お店を参加者に選んでもらう
候補のお店をいくつか挙げて、参加者にURLから投票してもらえる幹事向けアプリ「Ponvote」もあります。Ponvoteについて見る