忘年会・歓送迎会 幹事の段取りマニュアル

3週間前：日程調整と店の仮予約

最初の関門は日程決めだ。参加してほしい人が多いほど全員が空いている日は減るので、1日に絞って打診するのではなく、候補日を3〜4日ほど挙げてから多数決で決めるのが失敗しにくい。忘年会シーズンの12月や歓送迎会が集中する3〜4月は、人気店の週末があっという間に埋まる。この時期の「動くのが遅い」は致命的なので、日程のたたき台づくりと店の目星付けは同時並行で進めたい。

• 金曜・木曜を中心に候補日を3〜4日ピックアップし、参加者に投げて空き状況を集める
• 「たぶん来る」まで含めた参加見込み人数をざっくり把握する（この段階では±5名程度の幅で構わない）
• 主賓（歓送迎会の主役、役職者）の予定を最優先で確保する
• エリアと予算感から店を2〜3軒に絞り、候補日で仮予約や空き確認を入れておく
• 大人数の個室や飲み放題付きコースは埋まりが早いので、確定前でも押さえられるなら押さえる

候補日を並べて参加者にURLから答えてもらう「日程投票」を使うと、全員に個別に予定を聞いて回る手間がなくなり、一番人数が集まる日がひと目で分かる。ここで日程さえ固まれば、後の工程は驚くほどスムーズに流れていく。

2週間前：店の確定と案内

日程が決まったら、人数を仮確定させて店を本予約する。人数はコース料金にも席割りにも直結するので、「参加・不参加・未定」をこの時点で一度締める。未定の人には「◯日までに返事がなければ不参加として進めます」と期限を切ると、返信が驚くほど早くなる。

• 参加可否を締め切り、おおよその人数を確定させてから店に本予約を入れる
• コース内容・飲み放題の有無・1人あたりの予算（会費）を決める
• アレルギーや苦手な食材、ベジタリアン対応の要否を確認しておく
• 日時・店名・住所・地図リンク・会費・集合時間を明記した案内文を送る
• ドタキャン時のキャンセル料の扱い（何日前から発生するか）を店に確認し、必要なら参加者にも共有する

案内文は情報を詰め込みすぎず、「いつ・どこで・いくら・何時集合」の4点が一目で分かる形にまとめる。店の公式ページや地図のリンクを添えておけば、当日「場所が分からない」という問い合わせがぐっと減る。

1週間前：最終確認

1週間前は、人数の最終確定と当日の進行づくりに充てる。店へ伝える確定人数の締め切りが数日前に設定されていることが多いので、逆算して早めに固める。歓送迎会なら、主役へのプレゼントや花束、色紙などの準備もこのタイミングだ。

• 参加人数を最終確定し、店へ確定連絡を入れる（コース数・飲み放題人数の最終調整）
• 席次を決める。主賓・上司は上座、幹事は入口近くの下座に座り動きやすくする
• 乾杯の挨拶・締めの挨拶を誰に頼むか決め、事前に本人へ依頼しておく
• 歓送迎会ならプレゼント・花束・色紙を手配し、渡すタイミングを進行に組み込む
• 会費の金額と集金方法（当日現金／事前送金）を全員に告知する
• 余興やゲームをやるなら、景品や進行台本を用意する

挨拶や乾杯を頼むときは「当日いきなり」を避け、必ず事前に一言お願いしておく。頼まれた側も心の準備ができ、場がスムーズに進む。進行の大枠（開会→乾杯→歓談→余興→締め）を紙1枚にメモしておくと当日あわてない。

前日〜当日：リマインドと当日運営

準備が万全でも、参加者が集まらなければ始まらない。前日のリマインドは「日時・店名・集合場所・集合時間・会費」をもう一度まとめて送るだけで、遅刻や無断欠席を大きく減らせる。当日は幹事が全体を見渡す役に徹し、細かい進行に追われすぎないようにしたい。

• 前日に、店名・住所・地図・集合時間・会費を再送してリマインドする
• 幹事は10〜15分前に到着し、店側と人数・コース・飲み放題ラストオーダーの時刻を確認する
• 受付に立って会費を集金し、遅れて来る人の席を確保しておく
• 開会の合図をし、依頼済みの人へ乾杯の音頭を促す
• 歓談中も飲み物の追加や取り分けに気を配り、主役や普段話さない人にも声をかける
• 集合写真は全員が揃う序盤〜中盤の早めに撮る（後半は離席や酔いで揃いにくい）
• ラストオーダーと終了時刻を意識して時間管理し、締めの挨拶へつなぐ

二次会をやるなら、一次会の後半までに行き先の目星を付け、参加者に軽く希望を聞いておくと解散がもたつかない。終電の時間帯も頭に入れておくと親切だ。

開催後：精算とお礼

会が終わっても幹事の仕事はもう少し残っている。お金まわりの精算をきちんと締め、参加者へお礼を伝えるところまでが段取りだ。ここを丁寧にやると「またこの人に幹事を任せたい」という信頼につながる。

• 集めた会費と店への支払いを照合し、過不足を精算する
• 当日集金できなかった人への回収を早めに済ませる
• 会社の補助や経費精算がある場合に備え、領収書を宛名付きで受け取り保管する
• 参加者へお礼のメッセージを送り、撮った写真を共有する
• 次回のためにかかった費用や良かった店をメモに残しておく

精算は記憶が新しい当日〜翌日中に片づけるのが鉄則。時間が経つほど「誰が払った・払っていない」が曖昧になり、回収しづらくなる。お礼の一言と写真の共有は、次のイベントの参加率を確実に上げてくれる。

時系列チェックリスト

• 3週間前：候補日を集める／参加見込み人数の把握／店の目星と仮予約
• 2週間前：参加可否の締め切り／店の本予約／コース・会費の決定／案内文の送付
• 1週間前：人数の最終確定／席次・進行／挨拶の依頼／プレゼント・集金方法の告知
• 前日〜当日：リマインド送付／受付・集金／乾杯・締めの段取り／写真／時間管理
• 開催後：会費の精算／領収書の保管／お礼メッセージと写真の共有